Comment choisir la première automatisation utile à votre équipe ?

Décrire la tâche avec la personne qui la fait

Demandez à un membre de l’équipe de vous montrer comment il s’y prend, du début à la fin. Notez ce qui déclenche la tâche, les informations utilisées et les logiciels ouverts. Prenez aussi le temps de comprendre ses vérifications : elles expliquent parfois pourquoi une simple copie de données occupe plusieurs minutes.

« Automatiser le reporting » devient ainsi une série d’actions précises : récupérer les ventes d’une période, renseigner les colonnes d’un tableau et signaler les lignes incomplètes. Vous voyez mieux ce qu’il faudra reproduire et ce qui demande encore une décision.

Ce travail peut aussi faire apparaître une étape devenue inutile. Autant la supprimer avant de prévoir un développement. Si deux personnes utilisent des règles différentes, commencez par vous accorder sur le résultat attendu.

Comparer les tâches avec les mêmes critères

Pour chaque tâche, regardez à quelle fréquence elle revient, combien de temps elle prend, si la façon de la réaliser change souvent et ce qui se passe en cas d’erreur.

Une copie quotidienne peut être un bon premier choix si les données gardent le même format et si les erreurs sont faciles à repérer. À l’inverse, une décision commerciale qui dépend de nombreux cas particuliers demandera davantage de préparation.

Vérifiez également que les informations sont accessibles depuis vos outils. Identifiez une personne qui pourra contrôler le résultat et reprendre le travail si l’automatisation s’arrête.

Rassemblez ces observations dans un tableau pour en discuter avec l’équipe. Laissez de côté les idées dont le besoin reste flou ou dont personne ne peut assurer le suivi.

Estimer le gain après contrôle et corrections

Partez du temps que l’équipe y consacre aujourd’hui, puis estimez ce qui restera à faire après l’automatisation. Il faudra peut-être vérifier les résultats, traiter les cas particuliers et adapter les règles lorsque vos outils changent.

Prenons un exemple entièrement fictif. Une équipe effectue 40 recopies par semaine, de trois minutes chacune. Cela représente deux heures de manipulation. Si un premier scénario supprime ces recopies mais demande vingt minutes de contrôle hebdomadaire, le gain théorique atteint une heure quarante. Cette estimation reste à confirmer par un test ; elle ne correspond à aucun résultat client PerfSell.

Ajoutez au budget la conception, les éventuels abonnements et la maintenance. Le temps libéré ne réduit pas nécessairement vos dépenses : il peut permettre à l’équipe de répondre aux clients ou de travailler sur le catalogue. Précisez l’usage que vous souhaitez en faire.

Dans ses recommandations sur l’automatisation, Microsoft propose notamment de définir des indicateurs et de mesurer les bénéfices obtenus, comme le temps économisé. Documentation officielle Microsoft.

Définir une première version que l’on peut vérifier

Décrivez sur une page ce que la première version fera : les données à récupérer, le résultat à produire et la personne qui le vérifiera. Précisez les cas qui resteront traités manuellement, pour que chacun sache à quoi s’attendre.

Pour une automatisation de saisie, vous pouvez commencer par produire un fichier à relire avant de transférer les données dans l’outil final. L’équipe pourra comparer le résultat avec son tableau habituel et repérer les différences.

Essayez aussi une donnée manquante, un doublon, un fichier mal formaté ou un accès expiré. Décidez comment l’équipe sera prévenue et qui reprendra le travail. Elle doit pouvoir comprendre ce qui s’est passé, sans devoir examiner elle-même tout le fonctionnement technique.

Décider à l’avance ce que vous allez mesurer

Avant le test, relevez le temps de manipulation et les corrections nécessaires. Choisissez ensuite une période qui ressemble à votre activité habituelle, avec des cas simples et quelques difficultés, puis comparez les résultats.

Regardez les tâches terminées, celles que l’équipe a dû reprendre et le temps qu’elle y consacre encore. Power Automate permet, par exemple, de suivre le nombre d’exécutions d’une automatisation, leur réussite ou leur échec et leur durée. Documentation officielle Microsoft sur la surveillance des flux.

Si les contrôles prennent autant de temps que la tâche initiale, cherchez ce qui les rend nécessaires. Il faudra peut-être améliorer les données ou automatiser une étape plus simple. Si le gain se confirme, expliquez à l’équipe comment utiliser la solution et qui contacter lorsqu’elle a besoin d’être corrigée.

PerfSell Agency peut vous aider à examiner vos tâches quotidiennes et à choisir les automatisations ou outils internes à prévoir. Le logiciel PerfSell réunit vos ventes, frais et coûts pour suivre la rentabilité. Vous pouvez utiliser le logiciel seul ou définir une mission avec l’agence.

Parlons du travail que vous souhaitez simplifier.